La nouvelle annéee est maintenant débutée et c’est le moment de se concentrer à nouveau sur le travail et l’école. Le retour à la réalité et la reprise des responsabilités peuvent parfois sembler compliqués et il est facile de rapidement se perdre dans la liste interminable de tâches à faire. Afin de vous aider à vivre une transition plus douce, on vous présente les bonnes habitudes à adopter afin de bien structurer vos semaines et rester organisé au quotidien.
Planifier votre semaine
Une bonne habitude à prendre pour être organisé est de planifier à l’avance. Lorsqu’on planifie sa semaine, il est important de se baser sur les tâches qui étaient inscrites à l’agenda de la semaine précédente afin de faire le point sur ce qui a été complété et ce qui a été reporté à plus tard. Planifier la semaine à venir le vendredi d’avant ou le dimanche soir permet non seulement de complètement décrocher pendant le weekend, mais aussi d’arriver le lundi matin et de ne pas perdre 1 minute dans sa liste de tâches. C’est donc une excellente façon de ne rien oublier, être efficace rapidement et diminuer le stress.
Une autre étape consiste à établir ses buts et ses priorités de manière efficace et de se dresser une idée claire de comment les atteindre. La Matrice d'Eisenhower est un outil facile à utiliser qui permet de classer ces derniers selon leur urgence et leur importance pour ainsi avoir une semaine beaucoup mieux structurée.
Outre la priorisation des tâches, il y a également d'autres aspects à inclure dans la planification de la semaine:
Il est important de diviser son temps selon ses priorités personnelles, ce qui signifie qu’il faut réserver des moments pour des activités autres que le travail ou l’école et avoir du temps pour soi, puisque garder un bon équilibre de vie est primordial.
Planifier vos journées
Suite à la planification de la semaine, il est essentiel de rester organisé quotidiennement. Pour ce faire, établir une routine peut s’avérer bénéfique car celle-ci permet à long terme de minimiser l’incertitude, d’améliorer la concentration et l’attention, de sauver de l’énergie et de se préparer à ce qui s’en vient. Par exemple, avoir une routine du matin qui se répète chaque jour permet de développer des habitudes qui sont ancrées dans notre cerveau et qui ne nécessitent pas une prise de décision constante. Ceci aidera donc à la productivité, et par le fait même, à rester bien organisé!
Au moment de planifier chaque journée, il est également recommandé de surestimer le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche afin de ne pas avoir un horaire trop chargé et manquer de temps. Un bon truc est d'accorder entre 10 et 30 minutes supplémentaires pour chaque activité inscrite à l’agenda de la journée, afin de se donner une marge de manœuvre pour les imprévus.
Aussi, en se référant à la planification globale de la semaine, il est nécessaire de regarder les tâches qui sont à accomplir et d’en choisir une ou deux en priorité pour la journée. De cette façon, vous serez beaucoup plus productif et concentré sur l’atteinte de vos buts que si vous essayez de tout faire en même temps!
Les trucs de l’équipe Emerge
En bonus aux conseils et méthodes mentionnées plus haut, l’équipe Emerge vous présente ses petits trucs personnels qui lui permettent d’être mieux organisée!
Afin de bien visualiser nos semaines et nos journées, nous priorisons l’utilisation d’un agenda, autant électronique que papier. En fait, nous aimons utiliser les deux versions pour retrouver nos événements, rencontres et rappels inscrits à plusieurs endroits en vue de ne rien oublier.
Nous trouvons également utile d’utiliser des post-its et des codes de couleur pour différencier les types de tâches et activités qui se trouvent à notre horaire. Par exemple, nous avons des couleurs différentes pour l’école, le travail, les réunions et les activités sociales.
Apprendre à bien planifier sa semaine et ses journées demande du travail et de l’assiduité, mais devient très bénéfique à long terme puisque vous serez plus productif et en mesure de bien optimiser votre temps. Ce sont de petites étapes biens simples mais qui vous aideront assurément à atteindre vos buts et objectifs plus facilement et plus rapidement!